PENETAPAN

Tahap penetapan (P) merupakan tahap untuk menetapkan dokumen SPMI UST yang meliputi Kebijakan SPMI, Standar SPMI, Manual SPMI dan Formulir SPMI. Penetapan dokumen SPMI dimulai dengan   dengan menyiapkan dan mempelajari berbagai bahan/materi, peraturan dan perundangan yang berlaku. Visi, Misi, Nilai – Nilai Luhur Ajaran KHD, Statuta, SN Dikti, Standar BAN & LAM, Peraturan, Persyaratan, dan Internasional QA merupakan bahan yang digunakan sebagai dasar dalam menyusun dokumen SPMI UST.  Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dengan tim adhoc nya menyelenggarakan pertemuan dan workshop dengan melibatkan para pemangku kepentingan internal dan eksternal untuk mendapatkan saran, bahan pemikiran, ide dan informasi yang digunakan dalam menyusun dokumen SPMI. Dokumen Kebijakan SPMI UST ditetapkan/disyahkan oleh Yayasan Sarjanawiyata Tamansiswa setelah mendapatkan persetujuan senat universitas. Penetapan dokumen standar SPMI UST didahului dengan perumusan isi standar (pernyataan standar). Rumusan isi standar mengandung unsur Audience, Behavior, Competence, dan Degree (ABCD) atau Key Performance Indicators (KPI). Dokumen manual SPMI yang merupakan dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur PPEPP Standar SPMI UST secara berkelanjutan oleh pihak yang bertanggungjawab dalam implementasi SPMI di UST. Sedangkan formulir SPMI yang merupakan naskah tertulis yang berisi kumpulan formulir yang digunakan dalam mengimplementasikan Standar dalam SPMI UST, dan berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu ketika Standar dalam SPMI diimplementasikan. Dokumen Manual SPMI dan Formulir SPMI dijadikan dalam satu dokumen standar SPMI dengan tujuan untuk menyederhanaan dalam dokumentasi. UST telah menetapkan 52 Standar SPMI dengan Surat Keputusan Rektor Nomor: 100/UST/Rek/X/2016 dan dengan menetapkan 39 Standar SPMI dengan Surat Keputusan Rektor Nomor: 142/UST/Rek/X/2017. 

PELAKSANAAN

Tahap pelaksanaan (P) merupakan tahapan dalam melaksanakan setiap pernyataan isi standar SPMI yang tertulis di dalam Standar SPMI. Pihak yang melaksanakan Standar SPMI UST adalah Rektor, Wakil Rektor, Dekan/Direktur, Ketua Program Studi, Kepala Lembaga, Kepala Biro, Dosen, Tenaga Kependidikan dan Mahasiswa. Pelaksanaan Standar SPMI diwujudkan dalam bentuk aktifitas/kegiatan program kerja yang telah direncanakan. Renstra, Renop dan Laporan Kinerja Tahunan di setiap unit kerja merupakan bentuk dari pelaksanaan setiap stamdar SPMI. Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) bertindak sebagai koordinator dan supervisor terhadap pelaksanaan semua Dokumen SPMI UST di setiap unit kerja.

EVALUASI

Tahap Evaluasi (E) merupakan tahapan untuk mengevaluasi proses, luaran dan hasil dari pelaksanaan standar SPMI. Evaluasi dilaksanakan bentuk monitoring, pengukuran dan evaluasi, serta Audit Mutu Internal (AMI). Pihak yang melaksanakan evaluasi di tingkat program studi yaitu Gugus Mutu Prodi (GMP), di tingkat fakultas/direktorat adalah Satuan Penjaminan Mutu Fakultas/Direktorat (SPMF/D), sedangkan di tingkat universitas dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). Pelaksanaan evaluasi juga melibatkan auditor internal UST. Evaluasi pelaksanaan Standar SPMI dilakukan dengan memanfaatkan sistem informasi melalui Sistem Informasi Monev (SI-Moni) dan Sistem Audit Mutu Internal (SI-AMI). Evaluasi dilaksankan secara berkala setiap tahun sekali dan terjadwal. Laporan hasil evaluasi diteruskan kepada pihak-pihak terkait dan didesiminasikan di Laman web.LPM.

PENGENDALIAN

Tahap Pengendalian (P) merupakan tindak lanjut atas hasil yang diperoleh dari kegiatan evaluasi yang diwujudkan dalam kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). RTM dilaksanakan secara bertingkat dan disesuiakan dengan aras kegiatan evaluasinya. RTM dapat diselenggarakan di  program studi,  fakultas/direktorat dan/atau universitas.  Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pelaksanaan isi standar SPMI telah sesuai dengan apa yang direncanakan sehingga dipastikan isi standar SPMI akan terpenuhi, langkah pengendalian berupa mempertahankan agar hal positif tersebut tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya. Apabila ditemukan kekeliruan, ketidaktepatan, kekurangan atau kelemahan yang dapat menyebabkan kegagalan pencapaian isi standar SPMI, maka perlu dilakukan pengendalian. Langkah pengendalian berupa tindakan korektif atau perbaikan untuk memastikan pemenuhan kriterian di dalam standar SPMI.

PENINGKATAN

Tahap Peningkatan (P) merupakan kegiatan meningkatkan atau meninggikan isi atau luas lingkup Standar SPMI dan dokumen SPMI yang lainnya. Kegiatan peningkatan Dokumen SPMI menggunakan Kaizen atau continuous quality improvement dan akan dapat dilakukan apabila masing-masing standar telah melalui keempat tahap dalam siklus SPMI. Peningkatan ini berupa Perbaikan Tindak Lanjut dari hasil RTM. Tahapan peningkatan dapat berupa perbaikan dan/atau peningkatan visi, misi, kebijakan SPMI, Manual SPMI, Formulir SPMI dan pelaksanaan SPMI. Beberapa Standar SPMI UST telah dikembangkan dan ditingkatkan sesuai dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku diantaranya yaitu: (1) Standar Tata Pamong dan Tata Kelola Tahun 2019; (2) Standar Mahasiswa Berprestasi Tahun 2021; dan (3) Standar Penyusunan dan Peninjauan Kurikulum Tahun 2021.